Using Overleaf at the CNRS - An interview with Dr Sylvie Dagoret-Campagne

I am a researcher in physics at CNRS and I have been writing latex documents for more than twenty years: writing articles, reports and also latex-presentations with Beamer, both in English and French.

Latex is a scientific document editing software, which is absolutely mandatory to master as soon as one wants to write a number of mathematical formulas.

To handle bibliographies, one also has to use the application bibtex associated with latex.

A correct installation of a latex editing system can be especially painful. This installation requires finding an appropriate set of latex packages and libraries. It is far from being obvious to guess what is needed. In addition it is often necessary to be an expert in latex to properly install all that may be required.

This installation is much more difficult due to the variety of operating systems, Windows, Mac and various Linux. Often if a user does not have the root permission on the computer, the latex installation is either almost impossible or performs badly.

I have been the supervisor of students having different levels of studies from under and post graduate up to PhD.

According to the level of their study, students are generally required to complete a report on their internship or a thesis for their PhD. I am not sufficiently expert in the installation of latex software on various operating systems which makes it difficult to help my students install latex correctly on their personal computers. Generally students under and post graduate give up in using latex. But nowadays, for writing a thesis in physics, there is no way to do it without latex.

Currently I am the thesis supervisor of a PhD student native from Peru. The thesis is co-directed with an engineer of my institute. This student chose to write his thesis in French. However he has huge gaps in French spelling and grammar.

The co-supervisor and myself have to make an enormous amount of corrections on the writing inside the thesis.

We had difficulty sharing latex files because we each have different computers running different operating systems: Windows, Mac and Linux.

Three months before the defense, I was looking for a way to share the latex files of the thesis between us. I found Overleaf during an Internet search.

I could very easily upload to Overleaf the template of a latex thesis in French that satisfied me. Overleaf can be configured to provide on-line corrections for spelling mistakes in French. Needless to say, this feature is essential, particularly for researchers who write in a non-native language.

We corrected the text gradually as our student wrote it in Overleaf. It is clear that his writing productivity increased significantly as soon as he used the Overleaf tool.

The co-director of the thesis could correct the thesis in Overleaf without having learned latex before.

The facility for the correction to correct "on line" as soon as the text is written reassures the writer and thus accelerates the speed of writing. Overleaf therefore provides confidence.

It is very easy to upload images in Overleaf to include them in the text, as well as additional latex files.

In addition, Overleaf constantly compiles the latex text in the background, so that one can see in real-time what is being written. If one introduces a latex error, the automatic compilation makes it possible to detect the error very quickly, locate it, and correct it immediately.

Not only is latex running automatically in real-time and in background, but bibtex is also being run when required, and hence the bibliography is also generated automatically. The user does not need to run any additional commands to complete the compilation.

Overleaf offers the ability to manage different versions. This makes it possible to retrieve old versions of the document if necessary.

Overleaf allows organizing user’s work in different independent projects. This is very useful because, in general, one may have to work on several documents at the same time. One can easily share these different projects, selectively with different people, with discretion.

Of course, the authors keep ownership on their documents: all the latex source files can be downloaded locally on the computer, just like the resulting pdf file. I think I will continue to use Overleaf for my own publications. Overleaf offers an impressive selection of latex templates for reports, articles, notes, and presentations in English, French and many other languages. I do not need to do extensive research on the Internet before finding the template that satisfies me.

Obviously, for the next students I will train, I will invite them to try Overleaf for their internship report. They will be able to train and familiarize themselves with latex editing of scientific documents. The advantage of Overleaf for them is that they can focus on the text they have to write and not on the installation of latex and its packages. And they can work on their own computers. They will be free to improve their work at home using Overleaf.

Students are not the only persons who do not know latex. There are also some researchers who are not familiar with latex or they have forgotten how to work with it. Now I can offer them to collaborate easily with me for writing articles without them having the fear of having to install latex themselves on their personal computers.

In a general way, the sharing of texts in latex format to co-write articles becomes essential in our profession.

In summary, I recommend that my colleagues, whether they are latex experts or not, use Overleaf to share our work.

Overleaf allows scientific writers to focus on producing writings and avoid wasting too much time installing, compiling, and correcting latex errors.

Overleaf is a great educational tool for publishing scientific documents.

Dr Sylvie Dagoret-Campagne
Director of Research at CNRS
At the Linear Accelerator Laboratory
University of Paris-Saclay
Orsay / France

---

Je suis chercheur en physique au CNRS et je pratique l’écriture de documents latex depuis une vingtaine d’années : écriture d’articles, de rapports et aussi des présentations latex appelées Beamer, aussi bien en anglais qu’en français.

Latex est un logiciel de rédaction de document indispensable dès que l’on veut écrire des formules mathématiques.

Pour gérer des bibliographies, il faut aussi utiliser l’application bibtex associée à latex.

L’installation correcte d’un système d’édition latex peut être particulièrement pénible. Cette installation nécessite la récupération de tout un environnement de packages ou de librairies complémentaires très utiles. Il souvent nécessaire d’être expert en latex pour installer tout ce dont on a besoin.

Cette installation est d’autant plus difficile qu’il y a une grande diversité des plateformes, Windows, Mac et les différents Linux. Si on n’est pas administrateur de son ordinateur de travail, il difficile d’avoir une installation qui fonctionne.

J’ai été amenée à être le superviseur d’étudiants de différents niveaux d’étude, de la Licence 3, Master 1 et 2 jusqu’au Doctorat.

Les étudiants, selon leur niveau d’étude sont en général tenus de rédiger un rapport de stage ou un mémoire de thèse. Je ne suis pas suffisamment experte dans le logiciel latex pour aider mes étudiants à installer correctement latex sur leur ordinateur personnel. En général les étudiants en licence ou master 1 renoncent à utiliser latex.

Mais pour l’écriture d’une thèse en physique, il est hors de question de se passer de latex.

Actuellement, je suis directrice de thèse d’un étudiant d’origine péruvienne. La thèse est codirigée avec un ingénieur de mon laboratoire. Cet étudiant a choisi d’écrire sa thèse en français. Cependant il a d’énormes lacunes en orthographe et en grammaire françaises.

Le co-directeur de thèse et moi même, nous avons à faire un énorme travail de correction de la forme de l’écrit dans la thèse.

Nous pouvons difficilement échanger directement des fichiers latex car nous avons chacun des ordinateurs différents fonctionnant sous operating systèmes différents : Windows, Mac et Linux.

Trois mois avant la soutenance, je recherchais un moyen pour partager les fichiers latex de la thèse. J’ai découvert Overleaf lors d’une recherche sur Internet.

J’ai pu télécharger très facilement un template de thèse latex en français qui me satisfaisait. Overleaf peut être configuré pour proposer en-ligne des corrections pour les fautes d’orthographe en français. Inutile de préciser que cette fonctionnalité est indispensable, notamment pour les chercheurs qui rédigent dans une langue non native.

Nous avons pu corriger les textes au fur et à mesure que notre étudiant écrivait. Il est manifeste que sa productivité en écriture s’est accrue significativement dès qu’il a utilisé l’outil Overleaf.

Le co-directeur de thèse a pu corriger la thèse en latex tout en ne connaissant pas latex auparavant.

La facilité pour les correcteurs de corriger « en-ligne » dès que le texte est écrit rassure le rédacteur et donc accélère en retour l’écriture de la thèse. Overleaf donne donc confiance.

Il est très facile de charger sur overleaf des figures à inclure dans le texte. On peut aussi compléter le document par d’autres fichiers latex.

De plus Overleaf compile en permanence en tâche de fond le texte en latex, de telle façon que l’on voit pratiquement en temps réel ce que l’on écrit. Si on commet une erreur en latex, la compilation automatique permet de détecter très rapidement cette erreur et donc de la localiser et de la corriger immédiatement.

Non seulement latex est exécuté en temps réel et en tâche de fond, mais aussi bibtex est exécuté. La bibliographie est aussi générée automatiquement.

Overleaf offre la possibilité de gérer des versions. Cela permet de récupérer d’anciennes versions de la thèse si nécessaire.

Overleaf permet d’organiser son travail en différents projets indépendants. Cela est très utile car en général, on a à travailler sur plusieurs documents à la fois. On peut facilement partager ces différents projets, sélectivement avec différentes personnes, en toute discrétion.

Bien entendu, l’auteur reste propriétaire de ses documents : l’ensemble des fichiers-source latex peuvent être téléchargés localement sur ordinateur, tout comme le fichier pdf résultant.

Je pense continuer à utiliser Overleaf pour mes propres publications. Overleaf offre un choix impressionnant de templates latex pour des rapports, des articles, des notes, des présentations en anglais, en français et de nombreuses autres langues. Je n’ai pas besoin de faire de longues recherches sur internet avant de trouver le template qui me convient.

Évidemment, pour les prochains étudiants que je formerai, je les inviterai à essayer Overleaf pour leur rapport de stage. Ils pourront ainsi se former et se familiariser avec l’édition latex de documents scientifiques. L’avantage d’Overleaf pour eux, c’est qu’ils peuvent se concentrer sur le texte qu’ils ont à écrire et non sur l’installation de latex et de ses packages sur leur propre ordinateur. Ils peuvent même retravailler leur rapport à domicile en utilisant Overleaf.

Il n’y a pas que les étudiants qui ne connaissent pas bien latex. Il y a aussi certains chercheurs qui ne sont pas familiers avec latex. Désormais, je pourrai leur proposer de collaborer facilement avec moi pour l’écriture d’un article sans qu’ils aient la crainte de devoir installer latex eux-mêmes sur leur ordinateur personnel.

Et d’une façon générale, le partage de textes au format latex pour co-écrire des articles devient indispensable dans notre métier.

En résumé, je recommande à mes collègues, qu’ils soient experts ou non en latex, l’utilisation d’Overleaf pour partager notre travail.

Overleaf permet de se concentrer sur la production d’écrits en évitant de perdre trop de temps à l’installation, la compilation, la correction des erreurs latex.

Overleaf est un formidable outil pédagogique en matière d’édition de documents scientifiques.

Dr Sylvie Dagoret-Campagne
Directrice de recherche au CNRS
Au Laboratoire de l’Accélérateur Linéaire
Université Paris-Saclay
Orsay/France